Häufig gestellte Fragen

Ja, sogar drei — und Sie brauchen dafür kein Konto. Auf der Demo-Seite finden Sie eine offene Hochzeitsgalerie (Code 7934-13926-405), eine passwortgeschützte Kindergartengalerie mit einer eigenen Bildauswahl je Kind (Code 7934-13925-634) und eine Motorsport-Eventgalerie mit großer Bildmenge (Code 7934-13847-2146). In allen drei können Sie den Bestellweg aus Kundensicht komplett durchspielen — die Bestellungen sind Testbestellungen und werden weder produziert noch berechnet.

Nachdem Sie Ihre Galerie auf Portrait-Archiv.com eingerichtet haben, erhalten Sie einen Galerie-Code. Diesen teilen Sie mit Ihren Kunden — noch bevor Bilder hochgeladen sind. Ihre Kunden besuchen www.Portrait-Archiv.com, geben den Code auf der Startseite ein und können sofort die Bilder betrachten und bestellen.

So viel Sie wünschen — es gibt keine Beschränkung. Ob 100 oder 5.000 Bilder: Die Kostenkalkulation basiert nicht auf der veröffentlichten Menge, sondern ausschließlich auf dem tatsächlich erzielten Umsatz. Wenn Sie keine Bilder verkaufen, kostet Sie das System nichts.

Sie binden sich gar nicht. Es gibt keine monatliche Grundgebühr, keine Einrichtungsgebühr und keinen Mindestumsatz. Wenn Sie keine Bilder verkaufen, kostet Sie das System nichts. Wir vertrauen darauf, Sie durch unsere Leistung zu überzeugen — nicht durch Verträge.

Ja! Wenn ein von Ihnen empfohlener Fotograf Portrait-Archiv beitritt und Ihren Namen bei der Anmeldung im Feld „Empfohlen von“ angibt, wird er mit Ihrem Konto verknüpft. Sie erhalten dann 15 % der Bearbeitungspauschale, die wir aus seinen Bestellungen einbehalten — also 15 % unseres Anteils, nicht 15 % seines Umsatzes. Beispiel: Fallen in einem Monat 200 € Bearbeitungspauschale aus seinen Bestellungen an, erhalten Sie 30 €. Die Prämie läuft unbegrenzt lange, es gibt keine Obergrenze und keine Begrenzung der Anzahl geworbener Fotografen. Ausgezahlt wird monatlich zusammen mit Ihrer regulären Abrechnung. Alle Details zum Empfehlungsprogramm

Ja! Sie können pro Veranstaltung eine eigene Preisliste anlegen, und jede Preisliste ist einem Labor zugeordnet. So nutzen Sie z. B. für Hochzeiten ein Fachlabor mit Premium-Qualität und für Großveranstaltungen wie Abi-Bälle ein Großlabor mit günstigeren Preisen.

Dies ist keine Rechtsberatung — wenden Sie sich für verbindliche Antworten an Ihren Steuerberater oder das Finanzamt. Grundsätzlich gilt: Wenn Sie beabsichtigen, langfristig Gewinne zu erzielen, müssen Sie ein Gewerbe anmelden. Fotografie liegt in einer Grauzone zwischen gewerblicher und freiberuflicher Tätigkeit — die Unterscheidung hängt von der Art Ihrer Arbeit ab.

Seit der DSGVO gehört der ADV-Vertrag zum Standard. Sie können Ihren individuellen Auftragsverarbeitungsvertrag direkt über Ihr Online-Konto bei Portrait-Archiv generieren: Einloggen → Profilverwaltung → Reiter „ADV-Vertrag" → Firmendaten ausfüllen → PDF wird automatisch erstellt und per E-Mail zugestellt.

Loggen Sie sich auf Portrait-Archiv.com ein, wechseln Sie in die Galerieverwaltung und erstellen Sie zunächst eine Preisliste. Dann legen Sie eine neue Galerie an (Name, Datum, Preisliste auswählen) und erhalten sofort einen Galerie-Code. Diesen können Sie direkt an Ihre Kunden weitergeben — noch bevor Sie Bilder hochgeladen haben.

Es gibt zwei Wege: 1) Browser-Upload — direkt über den Browser, ideal für Galerien bis 1 GB. Sie können den Upload auf mehrere Sitzungen aufteilen. 2) FTP-Upload — für große Datentransfers. Sie erhalten Serverzugangsdaten und übertragen per FTP-Software. Egal ob 3 oder 100 Bilder, ob 10 MB oder 10 GB — jede Galerie ist willkommen.

Ja! Sie haben drei Optionen: 1) Standard-Wasserzeichen mit dem Portrait-Service-Logo. 2) Eigener Text mit konfigurierbarer Position, Schriftgröße und Farbe. 3) Eigene Grafik (Logo) im GIF-Format. Die Transparenz ist jeweils einstellbar. Konfigurieren Sie Ihr Wasserzeichen unter Galerieverwaltung → Profil/Konfiguration → Wasserzeichen.

Ja! Sie können den Galerie-Code schon bei einer Veranstaltung an Ihre Kunden weitergeben. Sobald Sie die Bilder bearbeitet und hochgeladen haben, können die Kunden sie betrachten und bestellen. Gibt ein Kunde den Code ein, bevor Bilder verfügbar sind, erhält er eine entsprechende Benachrichtigung.

Es gibt zwei Layout-Optionen: 1) Bilderübersicht (Standard) — alle Fotos werden direkt angezeigt, mit optionaler Ordnernavigation. 2) Unterordnerübersicht — Kunden sehen zuerst eine Übersicht der Ordner mit Vorschaubildern und navigieren dann in die einzelnen Ordner. Das Layout lässt sich pro Galerie in der Galerieverwaltung umstellen.

Nein. Beim Anlegen der Galerie wählen Sie, ob sie „abwicklungsbereit" ist (die hochgeladenen Dateien gehen so ins Labor) oder „nicht abwicklungsbereit" (Sie möchten vor der Produktion noch einmal darüber schauen). Im zweiten Fall veröffentlichen Sie unbearbeitete Bilder direkt nach dem Shooting; erst wenn ein Kunde bestellt, laden Sie die bearbeitete, hochauflösende Fassung nach. So bearbeiten Sie nur Bilder, die tatsächlich verkauft sind — bei großen Terminen spart das den Großteil der Bildbearbeitung.

Erstellen Sie auf Portrait-Archiv.com einen Import und erhalten Sie die FTP-Zugangsdaten. Verbinden Sie sich mit einem FTP-Programm (z. B. Total Commander), laden Sie Ihre Bilder in das vorgegebene Verzeichnis hoch und bestätigen Sie den Abschluss auf der Website. Das System importiert die Bilder und sendet eine Bestätigungs-E-Mail.

Die Sortierung basiert auf dem Dateinamen. Tipp: Bauen Sie Datum und Uhrzeit in den Dateinamen ein (z. B. hochzeit_20240825_180705.jpg), dann sind alle Bilder chronologisch sortiert — auch wenn Sie mit mehreren Kameras gearbeitet haben. Achten Sie auf gleichmäßige Stellenanzahl bei Zahlen.

Ja! Öffnen Sie die gewünschte Galerie in der Galerieverwaltung, wechseln Sie zum Reiter „Zusatzdaten" und tragen Sie Ihren Hinweistext ein. Dieser wird Ihren Kunden beim Betrachten der Galerie angezeigt — ideal für Sonderaktionen oder wichtige Informationen.

Ja, wenn Sie es für die Galerie erlauben. Im Reiter „Zusatzdaten" der Galerie setzen Sie den Haken bei „Bildentfernung ermöglichen" und tragen die E-Mail-Adresse Ihres Kunden ein. Der Kunde legt sich mit genau dieser Adresse selbst ein Konto an; nach der Anmeldung erscheint in dieser Galerie die Schaltfläche „Bilder verwalten", mit der er Aufnahmen markieren und entfernen kann. Typischer Einsatz: Das Brautpaar sortiert aus, bevor die Gäste die Galerie zu sehen bekommen. Details auf der Seite Bilder vor der Freigabe aussortieren.

Nein, das Entfernen ist endgültig gedacht. Ein entferntes Bild ist sofort für keinen Besucher mehr sichtbar und nicht mehr bestellbar; ein späterer Aufräumlauf löscht die Datei dauerhaft. Eine Wiederherstellung ist nur über uns und nur im echten Notfall möglich — die Funktion ist kein Papierkorb. Ihre Originaldateien in Ihrem eigenen Archiv bleiben davon unberührt, Sie können ein Bild also jederzeit erneut veröffentlichen.

Das System erkennt und entfernt Duplikate automatisch. Pro Galerie (oder pro Unterordner) wird ein Dateiname nur einmal veröffentlicht. Alle weiteren Versuche, ein Bild mit dem gleichen Dateinamen hochzuladen, werden ignoriert. Das verhindert Probleme bei abgebrochenen Uploads.

Kunden bestellen Fotoabzüge und erhalten eine Vorkasse-Rechnung. Nach Zahlungseingang (z. B. per PayPal) wird das Material ans Labor übermittelt. Ein Labormitarbeiter prüft Farbprofil und Bildqualität, produziert den Artikel und versendet direkt an den Kunden — im White-Label-Modus ohne Laborbranding. Bei PayPal-Zahlung am Morgen kann die Bestellung noch am selben Abend auf dem Postweg sein.

Die Sendung enthält ausschließlich die bestellten Bilder und die Rechnung — komplett White-Label. Es gibt kein Laborbranding, keine Fremdwerbung. Der Kunde soll mit Ihrer Arbeit zufrieden sein und weiterhin Sie beauftragen.

Nach Eingang der Bestellung — und vor der Übergabe ans Labor — schickt Ihnen das System automatisch eine E-Mail mit einem Link. Die Seite dahinter zeigt genau die Bilder, die dieser Kunde bestellt hat. Dort laden Sie die bearbeiteten Dateien hoch und ersetzen damit die unbearbeiteten Fassungen. Sobald alle bestellten Bilder ersetzt und fehlerfrei verarbeitet sind, geht die Bestellung automatisch in Produktion und Versand. Bis dahin wartet sie auf Ihre Dateien.

Nein. Die Nachbearbeitung fällt pro Datei genau einmal an. Sobald Sie die bearbeitete Fassung hochgeladen haben, ersetzt sie die unbearbeitete dauerhaft — das Bild steht damit allen Kunden als bearbeitetes Bild zur Verfügung. Bestellt später jemand dasselbe Bild noch einmal, geht die Bestellung direkt in die Abwicklung, ohne dass Sie noch etwas tun müssen. Das zahlt sich genau bei den Motiven aus, die viele Kunden kaufen: Ein Gruppenfoto von der Hochzeit oder das Klassenfoto bearbeiten Sie einmal und verkaufen es beliebig oft.

Nein. Der Bildausschnitt muss unverändert bleiben — Ihr Kunde hat das Bild in genau diesem Ausschnitt gesehen und bestellt, und die Bestelldaten hängen daran. Farbkorrektur, Retusche, Beauty-Arbeit, Hintergrundtausch, Schärfen und eine höhere Auflösung sind dagegen ausdrücklich erwünscht. Nur zuschneiden, drehen oder das Seitenverhältnis ändern dürfen Sie nicht.

Mit dem QR-Code-Tagging: 1) Generieren Sie Galeriekarten mit individuellem QR-Code. 2) Fotografieren Sie die Karte vor jeder Person. 3) Laden Sie alle Bilder hoch — das System erkennt die QR-Codes und sortiert automatisch. 4) Jedes Kind nimmt seine Galeriekarte mit den Zugangsdaten direkt mit nach Hause.

Aktivieren Sie die Personenerkennung in Ihrem Profil und generieren Sie die Galeriekarten als PDF (3 pro A4-Blatt). Fotografieren Sie die Karte flach und deutlich vor jeder Person. Für Gruppenbilder nutzen Sie den letzten QR-Code als „Allgemeine Bilder". Nach dem FTP-Upload können Sie die Sortierung online prüfen und per Drag & Drop korrigieren.

Nach dem Upload erhalten Sie eine Benachrichtigung zur Online-Prüfung. Die Sortierungsmaske zeigt links die Galeriekarten und rechts unzugeordnete Fotos. Fehlerhafte Zuordnungen korrigieren Sie per Drag & Drop. Nach Abschluss klicken Sie „Sortierung übernehmen" und geben die Galerie mit „Uploadprüfung abgeschlossen" frei — Kunden werden automatisch benachrichtigt.

Ja. Die Kindergarten-Demogalerie auf der Demo-Seite ist wie im Alltag passwortgeschützt: Sie öffnen sie mit dem Galeriecode 7934-13925-634 und geben dann eines der fünf Zugriffspasswörter ein, die dort aufgelistet sind. Jeder Code schaltet ausschließlich die Bilder eines Kindes frei — genau das, was Eltern über den QR-Code auf ihrer Galeriekarte erreichen. Probieren Sie zwei Codes nacheinander aus, dann sehen Sie die Trennung zwischen den Familien.

In drei Schritten: 1) Fügen Sie den Schülerausweis-Artikel Ihrer Preisliste hinzu. 2) Erstellen Sie unter „Schülerausweise" eine Design-Vorlage mit Foto-, Name- und Geburtsdatum-Feldern. 3) Ordnen Sie die Vorlage der gewünschten Galerie zu. Kunden können den Ausweis wie einen normalen Artikel bestellen und geben die erforderlichen Daten im Bestellprozess ein.

Öffnen Sie die Galerie, wechseln Sie zum Tab „Sammelbestellung" und aktivieren Sie die Checkbox. Legen Sie ein Enddatum und eine Versandadresse fest. Alle Bestellungen im Aktionszeitraum sind für den Kunden versandkostenfrei. 4 Werktage nach Ablauf werden alle bezahlten Bestellungen produziert und an Ihre festgelegte Adresse gesendet.

Über die Gutscheinverwaltung erstellen Sie eine Aktion: Gültigkeitsdatum und Rabatthöhe festlegen, aktive Galerien auswählen, Kundengruppe bestimmen (aus Galerieverwaltung oder mit Bestellungen) und individuelle E-Mail mit Platzhaltern verfassen. Jeder Kunde erhält maximal einen Gutschein. Die Aktion startet sofort nach Bestätigung.

Die Versandkosten werden durch das jeweilige Labor festgelegt und unterscheiden sich nach Größe und Ziel der Sendung. Unsere Partnerlabore produzieren in Deutschland und versenden EU-weit; die Staffeln unterscheiden sich deshalb nach Zielland — eine Sendung nach Österreich kostet mehr als eine im Inland, Zoll fällt im EU-Binnenmarkt aber nicht an. Die Versandkosten werden dem Kunden berechnet, sind ein durchlaufender Posten und haben keinen Einfluss auf die Provisionsberechnung.

Ja! Sie können beliebig viele Produkte zu einem Set mit einem gemeinsamen Preis zusammenfassen. Der Kunde erhält alle im Set enthaltenen Einzelprodukte zum Gesamtpreis. Produkt-Sets werden über die Preislistenverwaltung angelegt. Bei der Bestellung sieht der Kunde eine Auflistung, welche Artikel im Set enthalten sind.

Ja! Es stehen verschiedene Auflösungen zur Verfügung: 1500×1000, 1920×1280, 3000×2000 und Originalauflösung. Nach Zahlungseingang wird die Datei automatisch ohne Wasserzeichen zum Download bereitgestellt — in der Regel innerhalb von 30 Minuten. Der Download steht 3 Monate online zur Verfügung und kann danach jederzeit kostenlos erneut angefordert werden.

Sie haben jederzeit online Einblick in Ihr Provisionskonto. Am 1. jedes Monats erhalten Sie automatisch eine detaillierte Abrechnung im PDF-Format mit allen Umsätzen des vergangenen Monats. Die zugehörige Überweisung wird parallel automatisch durchgeführt.

Die Bearbeitungspauschale basiert auf der Differenz zwischen dem Einkaufspreis eines Artikels und Ihrem Verkaufspreis. Beispiel: Einkaufspreis 0,42 €, Verkaufspreis 9,95 € → Gewinn 9,53 € → 10 % Pauschale = 0,95 € → Auszahlung an Sie: 8,58 €. Beim Plus-Tarif beträgt die Pauschale nur 7 % mit einer Deckelung bei 500 €/Monat.

Aktivieren Sie in der Galerie unter „Zusatzdaten" die Option „Bildentfernung ermöglichen" und hinterlegen Sie die E-Mail des Kunden. Der Kunde erstellt einen Account mit dieser E-Mail und kann dann Bilder aus der Galerie entfernen. Die Bilder werden nur online ausgeblendet, nicht gelöscht — bereits eingegangene Bestellungen werden weiterhin produziert.

Zwei: Vorkasse per Überweisung oder PayPal. Wer über PayPal bezahlt, kann dort auch eine Kreditkarte oder eine der anderen von PayPal angebotenen Zahlungsweisen nutzen — nativ bieten wir Kreditkarte aber nicht an. Kauf auf Rechnung und Lastschrift gibt es nicht: Produziert wird erst nach Zahlungseingang, damit weder Sie noch wir ein Zahlungsrisiko tragen.

Sie liefern das Originalmaterial in voller Auflösung. Wenn das Bildformat nicht zum bestellten Artikel passt (z. B. Hochformat-Bild auf quadratisches Produkt), kann der Kunde den Zuschnitt online selbst wählen. Passt das Format bereits, wird kein Zuschnitt angefertigt.

Ja, und das ist gewollt. Die Bilder werden ganz normal in der Galerie gezeigt, bei der Bestellung erscheint aber ein Hinweis, dass es sich um unbearbeitete Aufnahmen handelt und das bestellte Produkt in bearbeiteter Fassung produziert wird. So weiß der Kunde von vornherein, dass Bildschirmvorschau und Abzug nicht identisch aussehen — das vermeidet Rückfragen und Reklamationen.

Ja. In den Demo-Galerien können Sie Bilder auswählen, Formate und Produkte bestimmen, in den Warenkorb legen und bis zum Bestellabschluss durchgehen. Diese Testbestellungen werden nicht produziert, nicht versendet und nicht berechnet — es wird auch keine Zahlung ausgelöst. So sehen Sie vorab genau, was Ihre Kunden später erleben.

Ja. Auf der Plugin-Seite im WordPress-Verzeichnis startet die Live-Vorschau eine vollständige WordPress-Installation samt Portrait-Archiv-Modul direkt im Browser — ohne Installation auf Ihrer eigenen Website, ohne Server, ohne Download und ohne Konto. Das Modul ist dort mit einem Demo-Zugang verbunden und arbeitet lesend: Galerien, Preislisten und der Bestellweg lassen sich ansehen und durchspielen, Änderungen am Demo-Konto sind gesperrt. Alle Einstiege stehen gebündelt auf der Demo-Seite.

Im WordPress-Admin unter Plugins → Installieren nach „portrait-archiv-shop" suchen und installieren. Nach der Aktivierung erscheint der Menübereich „Portrait-Archiv". Dort verbinden Sie ein bestehendes Portrait-Archiv-Konto oder eröffnen direkt aus dem Plugin ein neues. Das Plugin ist kostenlos und im offiziellen WordPress-Plugin-Verzeichnis verfügbar; es setzt WordPress 6.2 und PHP 8.1 oder neuer voraus.

Sie melden sich im Modul unter „Portrait-Archiv → Konto" mit Ihren Portrait-Archiv-Zugangsdaten an und bestätigen die Verbindung anschliessend über eine E-Mail. Damit ist die Kopplung hergestellt — Tokens müssen nicht mehr von Hand hin- und hergetragen werden. Wer noch kein Konto hat, eröffnet es an derselben Stelle direkt aus dem Plugin.

Über die Portrait-Archiv-Blöcke im Seiteneditor. Fünf Blöcke stehen bereit: „Portrait-Archiv: Galerie-Liste" zeigt alle öffentlichen Galerien, „Portrait-Archiv: Galerie" bindet eine einzelne Galerie ein, „Portrait-Archiv: Gästekennwort" fügt den Zugangsdialog für geschützte Galerien ein, „Portrait-Archiv: Galeriecode" die Code-Eingabe für QR-sortierte Galerien und „Portrait-Archiv: Warenkorb" den Warenkorb. Sie wählen den Block im Editor aus und die Galerie aus einer Liste — nichts von Hand eintippen. Wer noch mit dem Classic Editor arbeitet, bindet dieselben Galerien weiterhin per Shortcode ein ([pawps_publicList], [pawps_galerie], [pawps_password]).

Ja! Verwenden Sie einfach die URL https://www.Portrait-Archiv.com/?vCode=IhrGaleriecode — damit gelangen Ihre Kunden direkt zur Galerie, ohne den Code manuell eingeben zu müssen.

Die Portrait-Archiv REST-Services ermöglichen das Laden von Galeriedetails, Anlegen neuer Galerien, Veröffentlichen von Bildern und Warenkorb-Verwaltung. Typische Anwendungsfälle sind die WordPress-Integration und die automatische Bildveröffentlichung aus Fotoboxen. Die Nutzung ist kostenlos.

Loggen Sie sich bei Portrait-Archiv ein, navigieren Sie zu „Webservice-Konfiguration", wählen Sie den API-Typ „Rest-Services" und klicken Sie auf „Neuen Webservice API Key erstellen". Die Dokumentation der verfügbaren Services finden Sie unter portrait-archiv.com/api-docs. Wenn Sie gar nicht programmieren möchten: Galerien lassen sich auch per iframe oder WordPress-Plugin einbinden.