Häufig gestellte Fragen

Ja! Portrait-Archiv bietet unbegrenzten Speicherplatz für beliebig viele Kundengalerien. Sie können Fotos direkt über den Browser veröffentlichen und Ihren Kunden einen Online-Foto-Nachbestellservice anbieten — ohne laufende Kosten oder Mindestumsatzanforderungen. Testen Sie unsere Mustergalerie (Code: 7934-13847-2146).

Nachdem Sie Ihre Galerie auf Portrait-Archiv.com eingerichtet haben, erhalten Sie einen Galerie-Code. Diesen teilen Sie mit Ihren Kunden — noch bevor Bilder hochgeladen sind. Ihre Kunden besuchen www.Portrait-Archiv.com, geben den Code auf der Startseite ein und können sofort die Bilder betrachten und bestellen.

So viel Sie wünschen — es gibt keine Beschränkung. Ob 100 oder 5.000 Bilder: Die Kostenkalkulation basiert nicht auf der veröffentlichten Menge, sondern ausschließlich auf dem tatsächlich erzielten Umsatz. Wenn Sie keine Bilder verkaufen, kostet Sie das System nichts.

Sie binden sich gar nicht. Es gibt keine monatliche Grundgebühr, keine Einrichtungsgebühr und keinen Mindestumsatz. Wenn Sie keine Bilder verkaufen, kostet Sie das System nichts. Wir vertrauen darauf, Sie durch unsere Leistung zu überzeugen — nicht durch Verträge.

Ja! Wenn ein von Ihnen empfohlener Fotograf Portrait-Archiv beitritt und Ihren Namen bei der Registrierung angibt, wird er mit Ihrem Konto verknüpft. Sie erhalten dann 5 % aus jeder Bestellung Ihres geworbenen Fotografen — basierend auf der Bearbeitungsgebühr. Die Provision wird monatlich zusammen mit Ihrer regulären Abrechnung ausgezahlt.

Ja! Sie können pro Veranstaltung eine eigene Preisliste anlegen, und jede Preisliste ist einem Labor zugeordnet. So nutzen Sie z. B. für Hochzeiten ein Fachlabor mit Premium-Qualität und für Großveranstaltungen wie Abi-Bälle ein Großlabor mit günstigeren Preisen.

Dies ist keine Rechtsberatung — wenden Sie sich für verbindliche Antworten an Ihren Steuerberater oder das Finanzamt. Grundsätzlich gilt: Wenn Sie beabsichtigen, langfristig Gewinne zu erzielen, müssen Sie ein Gewerbe anmelden. Fotografie liegt in einer Grauzone zwischen gewerblicher und freiberuflicher Tätigkeit — die Unterscheidung hängt von der Art Ihrer Arbeit ab.

Seit der DSGVO gehört der ADV-Vertrag zum Standard. Sie können Ihren individuellen Auftragsverarbeitungsvertrag direkt über Ihr Online-Konto bei Portrait-Archiv generieren: Einloggen → Profilverwaltung → Reiter „ADV-Vertrag" → Firmendaten ausfüllen → PDF wird automatisch erstellt und per E-Mail zugestellt.

Loggen Sie sich auf Portrait-Archiv.com ein, wechseln Sie in die Galerieverwaltung und erstellen Sie zunächst eine Preisliste. Dann legen Sie eine neue Galerie an (Name, Datum, Preisliste auswählen) und erhalten sofort einen Galerie-Code. Diesen können Sie direkt an Ihre Kunden weitergeben — noch bevor Sie Bilder hochgeladen haben.

Es gibt zwei Wege: 1) Browser-Upload — direkt über den Browser, ideal für Galerien bis 1 GB. Sie können den Upload auf mehrere Sitzungen aufteilen. 2) FTP-Upload — für große Datentransfers. Sie erhalten Serverzugangsdaten und übertragen per FTP-Software. Egal ob 3 oder 100 Bilder, ob 10 MB oder 10 GB — jede Galerie ist willkommen.

Ja! Sie haben drei Optionen: 1) Standard-Wasserzeichen mit dem Portrait-Service-Logo. 2) Eigener Text mit konfigurierbarer Position, Schriftgröße und Farbe. 3) Eigene Grafik (Logo) im GIF-Format. Die Transparenz ist jeweils einstellbar. Konfigurieren Sie Ihr Wasserzeichen unter Galerieverwaltung → Profil/Konfiguration → Wasserzeichen.

Ja! Sie können den Galerie-Code schon bei einer Veranstaltung an Ihre Kunden weitergeben. Sobald Sie die Bilder bearbeitet und hochgeladen haben, können die Kunden sie betrachten und bestellen. Gibt ein Kunde den Code ein, bevor Bilder verfügbar sind, erhält er eine entsprechende Benachrichtigung.

Es gibt zwei Layout-Optionen: 1) Bilderübersicht (Standard) — alle Fotos werden direkt angezeigt, mit optionaler Ordnernavigation. 2) Unterordnerübersicht — Kunden sehen zuerst eine Übersicht der Ordner mit Vorschaubildern und navigieren dann in die einzelnen Ordner. Das Layout lässt sich pro Galerie in der Galerieverwaltung umstellen.

Nein! Sie können Bilder in kleinem, unbearbeitetem Format veröffentlichen und erst bearbeiten, wenn ein Kunde bestellt. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung und laden dann die bearbeitete, hochauflösende Version hoch. So bearbeiten Sie nur Bilder, die tatsächlich bestellt werden — das spart enorm viel Zeit.

Erstellen Sie auf Portrait-Archiv.com einen Import und erhalten Sie die FTP-Zugangsdaten. Verbinden Sie sich mit einem FTP-Programm (z. B. Total Commander), laden Sie Ihre Bilder in das vorgegebene Verzeichnis hoch und bestätigen Sie den Abschluss auf der Website. Das System importiert die Bilder und sendet eine Bestätigungs-E-Mail.

Die Sortierung basiert auf dem Dateinamen. Tipp: Bauen Sie Datum und Uhrzeit in den Dateinamen ein (z. B. hochzeit_20240825_180705.jpg), dann sind alle Bilder chronologisch sortiert — auch wenn Sie mit mehreren Kameras gearbeitet haben. Achten Sie auf gleichmäßige Stellenanzahl bei Zahlen.

Ja! Öffnen Sie die gewünschte Galerie in der Galerieverwaltung, wechseln Sie zum Reiter „Zusatzdaten" und tragen Sie Ihren Hinweistext ein. Dieser wird Ihren Kunden beim Betrachten der Galerie angezeigt — ideal für Sonderaktionen oder wichtige Informationen.

Das System erkennt und entfernt Duplikate automatisch. Pro Galerie (oder pro Unterordner) wird ein Dateiname nur einmal veröffentlicht. Alle weiteren Versuche, ein Bild mit dem gleichen Dateinamen hochzuladen, werden ignoriert. Das verhindert Probleme bei abgebrochenen Uploads.

Kunden bestellen Fotoabzüge und erhalten eine Vorkasse-Rechnung. Nach Zahlungseingang (z. B. per PayPal) wird das Material ans Labor übermittelt. Ein Labormitarbeiter prüft Farbprofil und Bildqualität, produziert den Artikel und versendet direkt an den Kunden — im White-Label-Modus ohne Laborbranding. Bei PayPal-Zahlung am Morgen kann die Bestellung noch am selben Abend auf dem Postweg sein.

Die Sendung enthält ausschließlich die bestellten Bilder und die Rechnung — komplett White-Label. Es gibt kein Laborbranding, keine Fremdwerbung. Der Kunde soll mit Ihrer Arbeit zufrieden sein und weiterhin Sie beauftragen.

Mit dem QR-Code-Tagging: 1) Generieren Sie Galeriekarten mit individuellem QR-Code. 2) Fotografieren Sie die Karte vor jeder Person. 3) Laden Sie alle Bilder hoch — das System erkennt die QR-Codes und sortiert automatisch. 4) Jedes Kind nimmt seine Galeriekarte mit den Zugangsdaten direkt mit nach Hause.

Aktivieren Sie die Personenerkennung in Ihrem Profil und generieren Sie die Galeriekarten als PDF (3 pro A4-Blatt). Fotografieren Sie die Karte flach und deutlich vor jeder Person. Für Gruppenbilder nutzen Sie den letzten QR-Code als „Allgemeine Bilder". Nach dem FTP-Upload können Sie die Sortierung online prüfen und per Drag & Drop korrigieren.

Nach dem Upload erhalten Sie eine Benachrichtigung zur Online-Prüfung. Die Sortierungsmaske zeigt links die Galeriekarten und rechts unzugeordnete Fotos. Fehlerhafte Zuordnungen korrigieren Sie per Drag & Drop. Nach Abschluss klicken Sie „Sortierung übernehmen" und geben die Galerie mit „Uploadprüfung abgeschlossen" frei — Kunden werden automatisch benachrichtigt.

In drei Schritten: 1) Fügen Sie den Schülerausweis-Artikel Ihrer Preisliste hinzu. 2) Erstellen Sie unter „Schülerausweise" eine Design-Vorlage mit Foto-, Name- und Geburtsdatum-Feldern. 3) Ordnen Sie die Vorlage der gewünschten Galerie zu. Kunden können den Ausweis wie einen normalen Artikel bestellen und geben die erforderlichen Daten im Bestellprozess ein.

Öffnen Sie die Galerie, wechseln Sie zum Tab „Sammelbestellung" und aktivieren Sie die Checkbox. Legen Sie ein Enddatum und eine Versandadresse fest. Alle Bestellungen im Aktionszeitraum sind für den Kunden versandkostenfrei. 4 Werktage nach Ablauf werden alle bezahlten Bestellungen produziert und an Ihre festgelegte Adresse gesendet.

Über die Gutscheinverwaltung erstellen Sie eine Aktion: Gültigkeitsdatum und Rabatthöhe festlegen, aktive Galerien auswählen, Kundengruppe bestimmen (aus Galerieverwaltung oder mit Bestellungen) und individuelle E-Mail mit Platzhaltern verfassen. Jeder Kunde erhält maximal einen Gutschein. Die Aktion startet sofort nach Bestätigung.

Die Versandkosten werden durch das jeweilige Labor festgelegt und unterscheiden sich nach Größe und Ziel der Sendung. Durch Labore in verschiedenen europäischen Ländern bieten wir je nach Anwendungsfall unterschiedliche Staffeln. Die Versandkosten werden dem Kunden berechnet, sind ein durchlaufender Posten und haben keinen Einfluss auf die Provisionsberechnung.

Ja! Sie können beliebig viele Produkte zu einem Set mit einem gemeinsamen Preis zusammenfassen. Der Kunde erhält alle im Set enthaltenen Einzelprodukte zum Gesamtpreis. Produkt-Sets werden über die Preislistenverwaltung angelegt. Bei der Bestellung sieht der Kunde eine Auflistung, welche Artikel im Set enthalten sind.

Ja! Es stehen verschiedene Auflösungen zur Verfügung: 1500×1000, 1920×1280, 3000×2000 und Originalauflösung. Nach Zahlungseingang wird die Datei automatisch ohne Wasserzeichen zum Download bereitgestellt — in der Regel innerhalb von 30 Minuten. Der Download steht 3 Monate online zur Verfügung und kann danach jederzeit kostenlos erneut angefordert werden.

Sie haben jederzeit online Einblick in Ihr Provisionskonto. Am 1. jedes Monats erhalten Sie automatisch eine detaillierte Abrechnung im PDF-Format mit allen Umsätzen des vergangenen Monats. Die zugehörige Überweisung wird parallel automatisch durchgeführt.

Die Bearbeitungspauschale basiert auf der Differenz zwischen dem Einkaufspreis eines Artikels und Ihrem Verkaufspreis. Beispiel: Einkaufspreis 0,42 €, Verkaufspreis 9,95 € → Gewinn 9,53 € → 15 % Pauschale = 1,43 € → Auszahlung an Sie: 8,10 €. Beim Plus-Tarif beträgt die Pauschale nur 12 % mit einer Deckelung bei 500 €/Monat.

Aktivieren Sie in der Galerie unter „Zusatzdaten" die Option „Bildentfernung ermöglichen" und hinterlegen Sie die E-Mail des Kunden. Der Kunde erstellt einen Account mit dieser E-Mail und kann dann Bilder aus der Galerie entfernen. Die Bilder werden nur online ausgeblendet, nicht gelöscht — bereits eingegangene Bestellungen werden weiterhin produziert.

Sie liefern das Originalmaterial in voller Auflösung. Wenn das Bildformat nicht zum bestellten Artikel passt (z. B. Hochformat-Bild auf quadratisches Produkt), kann der Kunde den Zuschnitt online selbst wählen. Passt das Format bereits, wird kein Zuschnitt angefertigt.

Im WordPress-Admin unter Plugins → Installieren nach „portrait-archiv-shop" suchen und installieren. Nach der Aktivierung steht ein neuer Menübereich „Portrait-Archiv.com" zur Konfiguration bereit. Das Plugin ist kostenlos und im offiziellen WordPress-Plugin-Verzeichnis verfügbar.

In drei Schritten: 1) Im WordPress-Modul unter „Verbindungsdaten" den Modul-Token generieren. 2) In Portrait-Archiv unter „Webservice-Konfiguration" den API-Typ „WordPress-Modul" wählen und den Token eintragen. 3) User-ID und Portrait-Archiv-Token zurück in WordPress eintragen. Die Verbindung wird automatisch geprüft.

Das Shopmodul bietet Template-Tags: [pawps_publicList] zeigt eine Liste aller öffentlichen Galerien. [pawps_galerie]ID[/pawps_galerie] bindet eine einzelne Galerie ein. [pawps_password] fügt einen Passwort-Dialog ein. Die Tags werden automatisch durch die entsprechenden Galerie-Inhalte ersetzt.

Im WordPress-Modul unter „Galerien" können Sie alle veröffentlichten Galerien verwalten. Pro Galerie lässt sich der Veröffentlichungsstatus per Dropdown ändern und optional ein Gästekennwort hinterlegen. Die Änderung wird sofort nach dem Speichern wirksam.

Ja! Verwenden Sie einfach die URL https://www.Portrait-Archiv.com/?vCode=IhrGaleriecode — damit gelangen Ihre Kunden direkt zur Galerie, ohne den Code manuell eingeben zu müssen.

Die Portrait-Archiv REST-Services ermöglichen das Laden von Galeriedetails, Anlegen neuer Galerien, Veröffentlichen von Bildern und Warenkorb-Verwaltung. Typische Anwendungsfälle sind die WordPress-Integration und die automatische Bildveröffentlichung aus Fotoboxen. Die Nutzung ist kostenlos.

Loggen Sie sich bei Portrait-Archiv ein, navigieren Sie zu „Webservice-Konfiguration", wählen Sie den API-Typ „Rest-Services" und klicken Sie auf „Neuen Webservice API Key erstellen". Die Dokumentation der verfügbaren Services finden Sie unter https://api.portrait-service.com/.