Kindergartenfotografie online verkaufen
Jede Familie bekommt ihren eigenen, passwortgeschützten Galerie-Zugang. Eltern bestellen bequem von zu Hause aus — Sie kümmern sich um Termine, nicht um Bargeld und Zettel.
Was Kindergartenfotografie wirklich aufwendig macht
Kindergartenfotografie ist nicht „Schule im Kleinen". Der Aufwand liegt nach dem Shooting — und meistens nicht beim Fotografieren selbst.
DSGVO bei Minderjährigen
Bilder von Kindergartenkindern dürfen nicht öffentlich sichtbar sein — auch nicht in einer halbgeschützten Vorschau. Jeder Datenschutzverstoß ist meldepflichtig.
Cash-Box und Papierzettel
Bestellungen über Zettel an die Kita-Leitung, Geldumschläge, Wechselgeld, Rechnungen per Hand — das ist 1995. Eltern und Erzieher erwarten Online-Bestellung.
Geschwister im selben Haus
Eltern wollen ihre Kinder gemeinsam auf einem Foto sehen — und in einer Bestellung kaufen. Getrennte Galerien zwingen sie zu zwei Bestellungen.
Eine Galerie pro Familie — geschützt, übersichtlich, individuell
Portrait-Archiv erstellt für jedes Kind eine eigene, passwortgeschützte Online-Galerie. Geschwister können in einer gemeinsamen Familien-Galerie zusammengeführt werden — eine Bestellung, ein Versand.
Termin und Einverständnisse über die Kita
Die Kita-Leitung sammelt vor dem Termin die Einverständniserklärungen der Eltern ein — wer fotografiert werden möchte, wer nicht. Portrait-Archiv liefert dazu eine vorlagengerechte Einverständnis-Vorlage, die Sie der Kita zusenden können.
Sie erhalten von der Kita eine einfache Teilnehmerliste mit Vornamen und Gruppenzugehörigkeit. Mehr Daten brauchen Sie nicht — Adressen liegen später beim Eltern-Account in Portrait-Archiv und nicht bei Ihnen.
Das senkt nicht nur Ihren Aufwand, sondern auch Ihre Haftung als Auftragsverarbeiter: Sie sehen ausschließlich Bildmaterial und Vornamen.
Was die Kita liefert
- Liste der teilnehmenden Kinder (Vorname, Gruppe)
- Geschwisterzuordnung (welches Kind gehört zu welcher Familie)
- Eingesammelte Einverständniserklärungen — verbleiben bei der Kita
Was Sie nicht brauchen
- Eltern-Kontaktdaten
- Geburtsdaten der Kinder
- Adressen für den Versand (die Eltern hinterlegen selbst)
Fototermin in der Kita — mit Geschwistershooting
Am Tag des Shootings arbeiten Sie wie gewohnt: Einzelporträts, kleine Gruppen, Spielsituationen. Der Unterschied zur Schulfotografie liegt im Geschwistershooting: Wenn mehrere Kinder einer Familie in der Kita sind, machen Sie zwischendurch ein gemeinsames Bild.
Portrait-Archiv hat ein eigenes Familien-Tag: Ein QR-Code pro Familie, mit dem Sie das Geschwisterbild markieren. Es landet automatisch in den Galerien aller zugehörigen Kinder — und die Eltern können es bestellen, ohne dass es doppelt im Warenkorb landet.
Auch Krippen sind kein Sonderfall: Kleine Gruppen, kurze Termine, oft mit Eltern-Anwesenheit — der gleiche Workflow funktioniert ab 5 Kindern.
Galerie-Karten kommen über die Kita zu den Eltern
Nach dem Upload erhalten Sie für jedes Kind eine Galeriekarte im 10×15-Format. Darauf: ein Vorschaubild des Kindes, der Galerie-Code und das individuelle Passwort.
Die Bilder müssen dafür nicht bearbeitet sein. Legen Sie die Galerie als „nicht abwicklungsbereit" an, laden Sie die Aufnahmen unbearbeitet hoch — bearbeitet wird erst, was eine Familie tatsächlich bestellt. Nachbearbeitung nach der Bestellung →
Die Karten gehen nicht direkt an Sie und nicht direkt an die Eltern — sondern an die Kita-Leitung. Die Erzieher verteilen sie an die Kinder, wie sie es gewohnt sind (Postfach, Geschwistermappe, Garderobenhaken). Eltern bekommen die Karte zu Hause.
Vorteil: Sie haben keinen direkten Kontakt zu Eltern, keine E-Mail-Liste, keine Versandlogistik. Sie bleiben Fotograf, nicht Vertriebler.
Wie sich das für Eltern anfühlt, können Sie ausprobieren: Die Kindergarten-Demogalerie ist genauso aufgebaut — Galerie öffnen, Zugangscode eintippen, nur die Bilder dieses Kindes sehen.
Eltern bestellen — ohne App, ohne Account-Zwang
Die Eltern scannen den QR-Code auf der Galeriekarte mit dem Handy oder geben Galerie-Code und Passwort auf portrait-archiv.com ein. Sie landen direkt in der Galerie ihres Kindes — keine App, keine Registrierung, kein Newsletter-Pop-up.
Was sie dort tun können:
- Lieblingsbilder als Abzug, Datei oder Leinwand bestellen
- Geschwisterbilder mitbestellen (automatisch sichtbar, wenn Familie verknüpft)
- Größere Abzüge fürs Wohnzimmer oder Geschenke für die Großeltern
- Per Vorkasse-Überweisung oder PayPal bezahlen — über PayPal auch mit Kreditkarte
- Versand nach Hause oder Abholung in der Kita (je nach Labor)
Erst nach abgeschlossener Bestellung hinterlegen die Eltern ihre Lieferadresse. Sie als Fotograf sehen davon nichts — der Datenschutz bleibt vollständig auf Plattformseite.
Zwei Zahlwege — mehr braucht es nicht. Wer über PayPal bezahlt, kann dort auch eine Kreditkarte hinterlegen. Kauf auf Rechnung und Lastschrift bieten wir nicht an.
Der ganze Ablauf im Video
Vom Fototermin in der Kita bis zur Bestellung der Eltern — alles von oben noch einmal im Zusammenhang.
Transkript lesen
Ein Kind, das nicht stillsitzen will. Und dann dieses eine Lachen, genau im richtigen Moment. Dafür sind Sie Fotograf.
Und dann sitzen Sie abends am Schreibtisch. Bilder sortieren, jedem Kind zuordnen, alles bearbeiten. Und irgendwann ist es nach Mitternacht.
Das sind Stunden, für die Sie niemand bezahlt. Ihr Geld verdienen Sie hinter der Kamera.
Portrait-Archiv nimmt Ihnen genau diesen Teil ab. Die Verwaltung machen wir.
Am Termin fotografieren Sie erst den QR-Code, dann das Kind. Das Kind nimmt seinen Zettel mit nach Hause. Zurück im Studio laden Sie die Speicherkarte hoch, so wie sie ist. Und jedes Bild landet von selbst in der richtigen Galerie.
Auf dem Zettel stehen Galeriecode und Passwort. Und oben links darf Ihr eigenes Logo stehen.
Damit melden sich die Eltern an und sehen die Bilder sofort. Ohne App und ohne Registrierung. Und jede Familie sieht nur ihr eigenes Kind.
Ausgesucht wird zu Hause, in Ruhe. Am Rechner oder auf dem Handy.
Und jetzt der Teil, der Ihnen die Abende zurückgibt. Sie bearbeiten nur noch, was wirklich bestellt wurde. Welche Bilder das sind, schreibt Ihnen das System.
Um den Rest kümmern wir uns. Zahlung und Rechnung. Abwicklung und Versand. Rückfragen und Reklamationen. Und einmal im Monat bekommen Sie Ihre Abrechnung.
Fragt die Kita nach dem Datenschutz, haben Sie die Antworten schon. Die Bilder liegen auf Servern in Deutschland. Und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erzeugen Sie in Ihrem Konto.
Der Abend nach dem Termin gehört wieder Ihnen. Und beim nächsten Termin stehen Sie wieder hinter der Kamera. Ausgeruht.
Eröffnen Sie Ihr eigenes Portrait-Archiv. Kostenlos und ohne Vertrag. Zur Anmeldung geht es auf portrait-service.com.
Datenschutz bei Bildern minderjähriger Kinder
Die DSGVO ist bei Kindern unter 16 besonders streng. Portrait-Archiv ist auf genau diesen Fall optimiert:
Keine öffentlichen Galerien
Jede Galerie ist standardmäßig passwortgeschützt. Kein Eintrag in Suchmaschinen, keine Vorschauen, keine öffentlichen Links.
Familien-Trennung
Die Familie eines Kindes sieht ausschließlich ihre eigenen Bilder. Andere Familien haben keinen Zugriff — auch nicht über Tricks wie URL-Manipulation.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Den AVV zwischen Ihnen und Portrait-Service erzeugen Sie direkt in Ihrem Konto und übergeben ihn der Kita-Leitung. Damit ist die Kette zwischen Kita, Fotograf und Plattform sauber.
Löschung
Den Löschzeitpunkt bestimmen Sie: Jede Galerie lässt sich einzeln löschen, sobald der Auftrag abgeschlossen ist — die Bilder sind danach für niemanden mehr erreichbar. So können Sie der Kita eine konkrete Frist zusagen und sie auch einhalten. Nur die Bestelldaten bleiben, solange die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen es verlangen.
Wer verantwortlich ist, wer die Einwilligung einholt und was ein Träger üblicherweise wissen will: Leitfaden zur DSGVO bei Kindergarten- und Schulfotos.
Eine Kita = ein wiederkehrender Auftrag
Anders als Schulfotografie ist Kindergartenfotografie meist jährlich — mit neuen Kindern, gleichbleibender Kita-Leitung. Portrait-Archiv erleichtert die Wiederholung.
Vorlage pro Kita
Beim ersten Termin angelegte Veranstaltungs-Vorlage (Preise, Galerie-Struktur, Versandkonditionen) ist nächstes Jahr ein Klick.
Kita-Wechsel der Kinder
Ältere Galerien bleiben bis zum gewählten Löschdatum erreichbar — Eltern können nachbestellen, auch wenn das Kind längst in der Schule ist.
Mehrere Standorte
Träger mit mehreren Kitas: alle Standorte in einem Account, getrennte Galerien, eine Auswertung über das Jahr.
Was Sie als Kindergartenfotograf gewinnen
Rechtssicher arbeiten
Passwortschutz pro Familie, AVV-Vorlage, kontrollierte Löschfristen — DSGVO-Anforderungen erfüllt, ohne dass Sie Jurist werden müssen.
Kein Bargeld, keine Zettel
Eltern bestellen online, bezahlen elektronisch. Sie sehen am Monatsende eine saubere Abrechnung — keine Bar-Kasse, keine Zettelwirtschaft.
Höhere Bestellwerte
Geschwisterkombi-Bilder, Großeltern-Geschenke, individuelle Wandbilder — Eltern bestellen mehr, wenn die Auswahl da ist.
Kita als Partner, nicht als Vertriebsweg
Die Kita verteilt nur Karten — keine Geldsammlung, keine Verantwortung für Bestellungen. Das macht Sie als Anbieter willkommener.
Jährliche Wiederholung
Einmal aufgesetzt, jedes Jahr nur die Kinderliste tauschen. Kita bleibt Stammkunde.
Keine App, keine Hürde
Eltern brauchen kein Konto, keine App, kein Newsletter-Opt-in. Galerie-Karte scannen, Bilder bestellen — fertig.
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