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Datenschutz bei eingebundenen Galerien

Diese Hinweise gelten, wenn eine Portrait-Archiv-Galerie nicht auf portrait-archiv.com aufgerufen wird, sondern auf der Website eines Fotografen — eingebunden über unser WordPress-Modul, ein vergleichbares Modul für einen Website-Baukasten wie Wix, einen iframe oder die REST-API. Für die Website portrait-service.com selbst gilt die allgemeine Datenschutzerklärung.

Sie haben eine Galerie geöffnet und wollen wissen, was mit Ihren Daten passiert? Dann sind die Ziffern 2 bis 7 für Sie geschrieben.

Sie sind Fotograf und binden Galerien in Ihre Website ein? Ziffer 1 sagt, wer wofür verantwortlich ist, und Ziffer 8 enthält den Absatz, den Sie in Ihre eigene Datenschutzerklärung übernehmen können.

1. Wer ist wofür verantwortlich?

Bei einer eingebundenen Galerie treffen zwei Verantwortlichkeiten aufeinander. Die Trennung ist keine Formalie — sie entscheidet, an wen Sie sich mit einem Auskunfts- oder Löschverlangen wenden.

  • Der Fotograf, auf dessen Website die Galerie läuft, ist der Verantwortliche für die Bilder, die Galeriestruktur und die Veröffentlichung. Er entscheidet, welche Bilder eingestellt, wie lange sie gezeigt und wann sie gelöscht werden. Die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO gegenüber den Besuchern seiner Website trifft ihn; deshalb gibt es Ziffer 8.
  • Portrait-Service ist insoweit Auftragsverarbeiter und handelt nur nach Weisung des Fotografen. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den Fotografen in ihrem Portrait-Archiv-Konto erzeugen können.
  • Für die Abwicklung der Bestellung gegenüber dem Endkunden handelt Portrait-Service in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung — für Rechnung, Zahlung, Reklamation, steuerliche Nachweise und die Geltendmachung eigener Ansprüche. Das ist keine Wahl, sondern gesetzlich vorgegeben: Wer eine Rechnung stellt, kann das nicht im Auftrag eines anderen tun. Einzelheiten regelt § 11 der AGB.

Verantwortlich für die eigenverantwortlichen Verarbeitungen und erreichbar für alle Anliegen ist:

Thomas Schiffler
Portrait-Service
Draiser Strasse 6
D-55270 Ober-Olm
E-Mail: info@portrait-service.com

2. Was beim Öffnen einer eingebundenen Galerie verarbeitet wird

Die Galerieinhalte — Bilder, Warenkorb und Bestellstrecke — werden in jedem Einbindungsweg von Portrait-Archiv bereitgestellt. Je nach Weg erreichen die Daten uns unterschiedlich: Beim iframe und bei den Bilddateien ruft der Browser des Besuchers sie direkt bei portrait-archiv.com ab; beim WordPress-Modul und bei der REST-API fragt der Server des Fotografen sie bei uns ab. In beiden Fällen werden verarbeitet:

  • IP-Adresse des abrufenden Geräts beziehungsweise des abrufenden Servers
  • eine Sitzungskennung, damit Bildauswahl und Warenkorb über mehrere Seitenaufrufe erhalten bleiben — als Cookie von portrait-archiv.com oder, wenn der Browser Cookies von Drittanbietern blockiert, über einen Parameter in der Adresse
  • Angaben zu Browser und Betriebssystem sowie die Referrer-Adresse
  • die aufgerufene Galerie und die ausgewählten Bilder
  • bei geschützten Galerien der eingegebene Galeriecode oder das Gästekennwort
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs in den Server-Logfiles

Zweck ist die Anzeige der Galerie, der Erhalt der Auswahl während des Besuchs sowie die Systemsicherheit. Die Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Eine Profilbildung oder Werbeauswertung findet nicht statt; die Galerien enthalten keine Analyse- oder Werbe-Skripte Dritter.

3. Was bei einer Bestellung verarbeitet wird

Legt ein Besucher Bilder in den Warenkorb und bestellt, kommen die für den Kauf nötigen Angaben hinzu:

  • Name des Bestellers
  • E-Mail-Adresse für Auftragsbestätigung, Rechnung und Rückfragen
  • Lieferadresse und, falls abweichend, die Rechnungsadresse
  • die bestellten Bilder und Produkte samt Preisen
  • die Zahlungsart und die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Angaben

Kartendaten und Zugangsdaten zu Zahlungskonten erreichen Portrait-Archiv nicht — sie werden unmittelbar beim Zahlungsdienstleister eingegeben. Wir erhalten nur die Bestätigung, dass und in welcher Höhe gezahlt wurde.

4. Rechtsgrundlagen

  • Anzeige der Galerie, Sitzung, Logfiles: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der technischen Bereitstellung und dem sicheren Betrieb. Die Sitzungskennung ist für die angeforderte Funktion unbedingt erforderlich, weshalb es insoweit keiner Einwilligung nach § 25 TDDDG bedarf.
  • Bestellung, Lieferung, Rechnung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung des Kaufvertrags.
  • Aufbewahrung von Rechnungs- und Buchungsunterlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
  • Verarbeitung der Bild- und Galeriedaten für den Fotografen: Art. 28 DSGVO auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags; die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung selbst verantwortet der Fotograf.

5. Empfänger

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für Anzeige, Produktion, Lieferung und Zahlung erforderlich ist:

  • das vom Fotografen gewählte Partnerlabor erhält die Bilddaten und die Lieferadresse, um den Auftrag zu produzieren und im Namen des Fotografen zu versenden (Übersicht der Labore)
  • der Zahlungsdienstleister, insbesondere PayPal, erhält die für die Zahlung erforderlichen Angaben
  • der Fotograf erhält die Bestelldaten seiner Galerien, weil er der Verkäufer ist
  • Steuerberatung und Finanzbehörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten

Die Server stehen in Deutschland; es handelt sich um eigene Root-Server bei der Keyweb AG im Rahmen eines Managed-Service-Verhältnisses. Eine Übermittlung in ein Drittland findet abgesehen von der Zahlungsabwicklung nicht statt.

6. Speicherdauer

  • Server-Logfiles: spätestens nach 7 Tagen gelöscht.
  • Sitzungsdaten und Warenkorb: mit dem Ende der Sitzung, spätestens nach deren Ablauf.
  • Bilder und Galerien: solange der Fotograf sie vorhält — er bestimmt den Löschzeitpunkt und kann jederzeit löschen. Einzelheiten regelt § 9 der AGB.
  • Bestell- und Rechnungsdaten: bis zu 10 Jahre nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie das Recht, einer auf ein berechtigtes Interesse gestützten Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Wohin Sie sich wenden, richtet sich nach Ziffer 1: Bei Bildern und Galerien ist der Fotograf zuständig, bei Ihrer Bestellung wir. Schreiben Sie im Zweifel an info@portrait-service.com — wir leiten Ihr Anliegen an die richtige Stelle weiter oder sagen Ihnen, an wen Sie sich wenden müssen.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

8. Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung

Den folgenden Absatz können Fotografen in ihre eigene Datenschutzerklärung übernehmen. Er beschreibt die Einbindung aus Sicht der Website, auf der die Galerie läuft — passen Sie Anrede, Firmennamen und die Angaben zum Fotolabor an Ihre Verhältnisse an.

Zum Kopieren
Galerien und Bestellsystem von Portrait-Archiv

Für die Anzeige Ihrer Fotogalerien und die Abwicklung von Bestellungen nutzen wir Portrait-Archiv, einen Dienst von Portrait-Service, Thomas Schiffler, Draiser Strasse 6, 55270 Ober-Olm (im Folgenden „Portrait-Archiv“).

Rufen Sie eine Galerie auf unserer Website auf, werden die Galerieinhalte von Portrait-Archiv bereitgestellt. Dabei werden Ihre IP-Adresse, eine Sitzungskennung, Angaben zu Browser und Endgerät sowie die von Ihnen aufgerufenen Galerien und ausgewählten Bilder verarbeitet, um die Galerie anzuzeigen und Ihre Auswahl über mehrere Seitenaufrufe zu erhalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung der Galerie. Für den Zugang zu geschützten Galerien wird zusätzlich der von Ihnen eingegebene Galeriecode beziehungsweise das Gästekennwort verarbeitet.

Bestellen Sie Bilder, werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Lieferadresse sowie die Bestell- und Zahlungsdaten an Portrait-Archiv übermittelt, das die Bestellung als Dienstleister abwickelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Produktion und Versand werden die erforderlichen Daten an das beauftragte Fotolabor weitergegeben, für die Zahlung an den jeweiligen Zahlungsdienstleister, insbesondere PayPal.

Portrait-Archiv verarbeitet die Galerie- und Bilddaten für uns als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Für die Abwicklung der Bestellung gegenüber Ihnen — Rechnung, Zahlung, Reklamation und steuerliche Nachweise — ist Portrait-Archiv eigenverantwortlich; die Hinweise dazu finden Sie unter https://www.portrait-service.com/datenschutz-einbindung/.

Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet. Galerien löschen wir, sobald sie nicht mehr benötigt werden; für Bestell- und Rechnungsdaten gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren.

Wichtig: Der Baustein deckt die Einbindung ab, nicht Ihre übrigen Verarbeitungen — Kontaktformular, Analyse, Newsletter und Hosting gehören zusätzlich in Ihre Erklärung. Und er ist keine Rechtsberatung: Er gibt wieder, was in unserem System tatsächlich passiert, ersetzt aber nicht die Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Fachanwalt. Setzen Sie ein Fotolabor mit Sitz aussserhalb der EU ein oder betreiben Sie zusätzliche Dienste, muss der Text ergänzt werden.

9. Änderungen dieser Hinweise

Diese Hinweise haben den Stand September 2026. Ändert sich die Technik der Einbindung oder die Rechtslage, passen wir sie an. Fotografen, die den Textbaustein übernommen haben, sollten ihn nach einer Änderung mit dieser Fassung vergleichen.